Przechowywanie dokumentów

Dokumentację firmową, w zależności od jej rodzaju, należy przechowywać od 5 do nawet 50 lat. Nienależyte wywiązywanie się z tego obowiązku grozi poważnymi sankcjami karnymi. O czym powinien zatem wiedzieć każdy przedsiębiorca?

W zależności od zawartych w niej danych, dokumentację firmową należy przechowywać od 5 do nawet 50 lat. Z tego względu dokumentację można podzielić na 3 grupy. Są to dokumenty podatkowe, dokumenty ZUS i dokumenty kadrowe.

Dokumenty podatkowe

Zgodnie z Ustawą o rachunkowości oraz z art. 86 Ordynacji podatkowej dokumentację podatkową należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Mianem dokumentów podatkowych określa się :

• wszystkie kopie i oryginały faktur VAT,
• dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym,
• księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty,
• a także wszystkie kopie wystawionych rachunków – dotyczy to podatników wystawiających rachunki oraz tych, którzy mają obowiązek ich żądania.

Dokumenty ZUS

Ze względu na rodzaj dokumentacji ZUS-owskiej, dzieli się ją na 3 odrębne grupy o różnym obowiązku przechowywania i tak:

• Dokumenty zgłoszeniowe - Czyli te związane z rejestracja płatnika składek w ZUS (ZUS ZFA, ZUS ZPA) - należy przechowywać przez cały okres prowadzenia działalności gospodarczej, gdyż ZUS może je skontrolować nawet po 50 latach od ich powstania.
• Dokumenty rozliczeniowe - Czyli wszystkie dokumenty potwierdzające wysokość odprowadzonych składek – należy je przechowywać przez okres 10 lat od daty przekazania ich do ZUS (również te wysłane droga elektroniczną).
• Dokumenty płatnicze – czyli te, które uwierzytelniają wszystkie uiszczone składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - powinny być przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych i/ lub do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień emerytalnych.

Dokumenty kadrowe

Dokumentację pracowniczą, w tym dotyczącą okresów zatrudnienia i wynagrodzenia za pracę, przechowuje się przez 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.